文件授权效率如何提升10倍

最近两年，悦库企业网盘持续在文件安全访问领域投入，建立了完善的文件安全管控体系，包括：组织隔离和协作、职责分离、多级管理员、集团化组织、文件和职能权限等，这些特性都为企业文件安全访问提供了强有力的保障。

为了进一步提高文件管理效率，我们在6.1.8版推出了权限组功能，更好地支持批量文件授权操作。

但是，带来管理效率大幅提升的同时，也违心地增加了一些学习成本，涉及到权限组这个新概念，因此我们下面将做一些讲解，尽量避免专业术语，图文结合，通俗易懂，希望能帮助到大家~

什么是权限组

权限组中包含多个文件访问规则，可以批量授权给指定的人员或组织，避免重复的授权操作。

批量文件授权

权限组的特性可以应用到多种使用场景，例如在企业中，试用期员工对一些文件的访问往往是受限制的，对每个新来的试用期员工，管理员都需要逐个文件去做授权限制就太麻烦了。

权限组功能可以很好的解决这类问题，通过创建一个试用期员工权限组（如下图），将拒绝访问的文件都加入到权限组中，后续给试用期员工授权时只需要指定权限组即可，而不需要逐个文件授权，这大大提高了管理员的工作效率，一旦员工试用期结束，则可以直接将权限组从其授权中移除即可解除授权限制。

还有类似的例子：悦库企业网盘中有公共空间，允许公司所有人员查看和下载，但可能只需要部分管理人员编辑文件和上传新文件，这种需求也可以建立管理人员权限组，将需要管理的文件加入权限组中，后续给管理人员授权时只需要指定权限组即可。

跨部门项目协作

当企业中多个人员需要共同参与一个大型项目时，参与项目的人员可能涉及设计、工程、市场、财务等多个部门，同时与项目有关的文件也可能分布在多个部门中，虽然项目要用这些文件，但各部门内部也要用，因此无法直接将这些文件归类到单一的共享路径中处理授权，这会产生比较复杂的访问授权管理问题。

例如，项目文件原本隶属于各个部门内部管理，但如果项目需要这些文件，就可以建立一个A项目文件权限组（如下图），其中包含一组相关的文件授权，通过为权限组指定项目人员，方便的为项目人员批量授权文件访问权限。

如果项目人员中需要有管理者和普通成员的差别，还可以建立多个权限组，分别指定不同的文件授权，这样一旦项目文件的权限组定义完成，后续项目中有人员流动就不再需要为每个人需要访问的文件逐个授权，只需要从权限组包含的人员中添加或移除即可。

总结

通过权限组功能可实现批量授权，将多个文件访问规则打包为可复用的权限组，解决诸如试用期员工管控、公共空间管理等场景的重复授权难题。跨部门项目协作时权限组还能快速整合分散的文件权限，并动态调整项目组成员，文件授权效率大幅度提升，特别适合中大型企业的复杂权限管理场景。