电话咨询
微信咨询
199 6386 0417
扫码添加客服

贸易行业文件管理解决方案

2022-04-20 14:51:00
高玉浩
原创
233
摘要:在当今信息社会中,贸易类企业不断深入的利用计算机技术提高运营效率,大部分信息如:销售资料、客户信息、商务资料、财务数据、核心文档等,都是以电子数据的形式存在企业的内部网络中,随着外部竞争的加剧以及内部人员活动日渐繁杂,在企业发展的同时,如何降低沟通成本,提高企业内/外部工作效率,保护核心数据安全成为公司领导较为关切的问题之一。

一、贸易行业背景

在当今信息社会中,贸易类企业不断深入的利用计算机技术提高运营效率,大部分信息如:销售资料、客户信息、商务资料、财务数据、核心文档等,都是以电子数据的形式存在企业的内部网络中,随着外部竞争的加剧以及内部人员活动日渐繁杂,在企业发展的同时,如何降低沟通成本,提高企业/外部工作效率,保护核心数据安全成为公司领导较为关切的问题之一。

 

二、 贸易行业需求分析

1 信息同步不及时 ,协作不方便

使用微信、Email等方式共享,不仅不便捷,还会发生由于文件改动造成两边信息不对称。企业贸易开展往往需要多个部门合作交涉,大型贸易项目更可能与多个外部公司合作,交易过程中的具体进展和变化不能及时反馈

 

2、文件管理分散,资源查询困难

目前贸易型企业已经在日常办公、业务运营、客户管理等方面越来越多的使用信息系统,但文件管理依然处于比较落后的状态,业务资料无法统一管理与协作、管理人员无法实时全面地掌握交易进度、大量内外合作的资料存档与查找困难、以及历史交易资料丢失等问题严重影响了贸易型公司的业务连续性。

 

3、数据安全无法掌控、泄密风险大

从我们接触到的大量信息安全事件来看,大多是内部员工故意或无意中泄露、竞争对手通过各种手段恶意侵占或猎取等事件。大多发生在有意或即将离职、对公司不忠或有不满情绪的员工身上。

 

三、 贸易行业文件管理解决方案

1、跨区域文件安全共享

“灵活、安全、快速”是悦库企业网盘为跨区域分支实现文件安全分享的核心关键词。可以根据不同的业务场景,选择不同的分享策略,以此保证数据的安全性、一致性。使用安全外链分享的方式,可以设置有效期和密码,链接支持预览、直接下载和手机扫描下载和保存到网盘等操作。为密切文件往来的合作伙伴开通伙伴账号,限制其访问文档的权限,让其自主获取相关文件。


 

2、权限和角色管理

为了确保档案资料文件的安全,悦库可以方便地给用户添加角色,具备完善的权限继承与屏蔽功能,授权控制基于视图模块、空间管理模块、文件管理模块等,以满足贸易企业多级部门多级职能分权管理的需要。系统除了提供角色等授权外,另支持权限授予、权限回收、权限修改、同权拷贝、加权赋予、等多种灵活方式,大大简化授权过程。有效防止了受控文档在组织内部任意扩散。


 

3、历史版本管理

悦库提供单文件多历史版本,历史版本可预览、下载、置顶,使得文件修改有迹可循,一键恢复历史版本。

 

4、离职交接和用户冻结

员工离职后,可将用户设置为离职或冻结状态,一键交接工作文件,保证资料的完整性和延续性,文档交接程序化,工作衔接更快捷。


 

5、系统日志

为了保证安全和预防破坏行为,也便于系统运行历史的监视审查,悦库私有云存储平台提供文件全生命周期的日志记录。系统将必要的操作记录在案。安全日志可以进行查询和统计,用于系统分析。本项目在建设时需要提供严格的权限控制和日志审计功能,对关键操作进行记录,方便查询,所有日志具有只读属性,不可更改。


发表评论
评论通过审核后显示。
联系我们
联系人: 高先生
电话: 19963860417
Email: service@ydisk.cn
QQ: 480247680
微信: 19963860417
地址: 青岛市黄岛区井冈山路157号中南金石国际广场A座3202室